LẬP KẾ HOẠCH
“Vả, trong các ngươi có ai là người muốn xây một cái tháp,
mà trước không ngồi tính phí tổn cho biết mình có đủ của đặng làm xong việc
cùng chăng sao? 29E khi đã xây nền rồi,
không làm xong được, thì mọi người thấy liền chê cười, 30và rằng: Người nầy khởi công xây, mà không
thể làm xong được!”
Lu-ca 14: 28-30
I. LẬP KẾ HOẠCH LÀ
GÌ?
Bạn có thể nhận diện ra yếu tố chung trong các hoạt động
như: Một cuộc phóng vệ tinh Apollo lên mặt trăng, một buổi họp kinh doanh nhỏ,
một chuyến đi đến Hạ-Uy-Di, cuộc chinh phục thế giới cho Đấng Christ, hay
không? Với cái nhìn đầu tiên, bạn không thấy rõ điều gì là tương tự nhau cả.
Việc phóng vệ tinh lên mặt trăng có nét gì chung với một buổi họp kinh doanh?
Sợi dây chung trong tất cả các hoạt động này là lập kế hoạch. Trong mỗi sự
việc, bạn cần phải ngồi xuống và suy nghĩ qua những gì bạn muốn làm và thực
hiện những sự chuẩn bị cần thiết trước khi bạn bắt đầu. Việc suy nghĩ trước về
điều bạn muốn hoàn thành, chúng ta định nghĩa là sự đặt kế hoạch vậy.
Định nghĩa: Lập kế hoạch là quá trình định trước một loạt
các hành động.
II. TẠI SAO CÁC CƠ
ĐỐC NHÂN PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?
A. Các Cơ Đốc Nhân phải lập kế hoạch vì họ phải sống một đời
sống có trật tự.
“Vả, Đức
Chúa Trời chẳng phải là Chúa sự loạn lạc, bèn là Chúa sự hòa bình.” (I
Cô-rinh-tô 14:33) “Vậy anh em hãy trở nên kẻ bắt chước Đức Chúa Trời như con
cái rất yêu dấu của Ngài ” (Ê-phê-sô 5:1)
Nếu các hoạt động của Đức Chúa Trời không có dấu vết của sự
lộn xộn, thì các hoạt động của các Cơ Đốc Nhân cũng không được lộn xộn, vô trật
tự.
Có bao giờ bạn đi suốt đường xuống tới thành phố rồi trở về
nhà và quên rằng mình đã không dừng lại chỗ rửa xe ở dọc đường như mình có ý
muốn như vậy không? Điều này có thể xảy ra trong công việc của bạn. Không có
một kế hoạch, bạn có thể quên không liên hệ trước diễn giả cho một hội đồng rồi
mãi đến khi quá trễ bạn mới nhớ ra. Hoặc bạn khởi sự làm một việc gì đó rồi bạn
mới nhớ ra là việc này mình chưa chuẩn bị trước.
Hơn nữa, các Cơ Đốc Nhân đã được truyền lệnh: “Nhưng mọi sự
đều nên làm cho phải phép và theo thứ tự” (I Cô-rinh-tô 14:40).
Sự lập kế hoạch góp phần thực thi mạng lệnh trên.
CƠ ĐỐC NHÂN PHẢI SỐNG CÓ TRẬT TỰ
B. Các Cơ Đốc Nhân phải lập kế hoạch vì Đấng Christ bênh vực
cho sự suy nghĩ trước
Để giúp giải thích việc suy nghĩ trước cho kỹ trước khi một
người quyết định trở thành một Cơ Đốc Nhân. Chúa Jesus đã dùng hai thí dụ:
“Vả, trong các ngươi có ai là người muốn xây một cái tháp,
mà trước không ngồi tính phí tổn cho biết mình có đủ của đặng làm xong việc
cùng chăng sao? 29E khi đã xây nền rồi,
không làm xong được, thì mọi người thấy liền chê cười, 30và rằng: Người nầy khởi công xây, mà không
thể làm xong được! 31Hay là có vua nào
đi đánh trận cùng vua khác, mà trước không ngồi bàn luận xem mình đem đi một
muôn lính có thể địch nổi vua kia đem hai muôn cùng chăng sao? 32Bằng chẳng nổi, khi vua kia còn ở xa, sai
sứ đi xin hòa” (Lu-ca 14:28-32)
Trong một phân đoạn khác, Chúa Jesus đã so sánh sự khôn
ngoan của việc vâng lời Chúa với việc một người khôn thấy trước phải xây nhà
trên vầng đá để nó có thể đứng vững trước những nghiệt ngã của thời tiết. Điều
này trái ngược với sự dại khờ của người xây nhà trên cát, không thể đứng vững
trước thời tiết không thuận lợi (Ma-thi-ơ 7:24-27).
C. Các Cơ Đốc Nhân phải lập kế hoạch bởi vì họ
đã nhắm đạt đến các mục tiêu chứ không phải là làm tới đâu hay tới đó (giống
như người chữa lửa, thường dập tắt đám này xong mới lo dập đám lửa khác).
“Anh em há chẳng biết rằng trong cuộc chạy thi nơi trường
đua, hết thảy đều chạy, nhưng chỉ một người được thưởng sao? Vậy, anh em hãy
chạy cách nào cho được thưởng. 25Hết
thảy những người đua tranh, tự mình chịu lấy mọi sự kiêng kỵ, họ chịu vậy để
được mão triều thiên hay hư nát. Nhưng chúng ta chịu vậy để được mão triền
thiên không hay hư nát. 26Vậy thì, tôi
chạy, chẳng phải là chạy bá vơ; tôi đánh, chẳng phải là đánh gió;” ( I
Cô-rinh-tô 9:24-26)
Bạn không bao giờ thấy một vận động viên chạy tốc độ mà cứ
chạy qua chạy lại trước khi chạy tới đích. Làm vậy, chắc chắn anh ta sẽ thua
người ta ngay.
Bạn có bao giờ nói rằng, “Tôi chưa làm xong việc gì ngày hôm
nay cả?” Bạn phải dành thì giờ để làm một điều gì đó, nhưng có lẽ bạn đã không
làm được điều chi đáng giá cả. Suốt ngày dường như bạn đều bị gián đoạn vì
những việc đột xuất. Khuynh hướng con người tự nhiên là hay bị lôi kéo vào làm
những việc cấp bách, nhưng những điều đó thường lại không quan trọng mấy.
Nếu bạn không lập kế hoạch trước về các mục đích và các hoạt
động để góp phần đạt đến mục đích đó; thì có lẽ bạn sẽ thấy mình giống như
người chữa cháy vậy.
D. Các Cơ Đốc Nhân
phải lập kế hoạch vì chúng ta có một gương rõ ràng về cách kế hoạch được Đức
Chúa Trời ban phước trong kinh nghiệm của Phao-lô.
1. Đức Chúa Trời đã
ban cho Phao-lô một mục tiêu: truyền giảng Phúc Aâm và môn đồ hóa những người
ngoại bang.
“Song hãy chờ dậy, và đứng lên, vì ta đã hiện ra cho ngươi
để lập ngươi làm chức việc và làm chứng về những việc ngươi đã thấy cùng những
việc ta sẽ hiện đến mách cho ngươi.
17Ta sẽ bảo hộ ngươi khỏi dân nầy và dân ngoại là nơi ta sai ngươi
đến, 18đặng mở mắt họ, hầu cho họ từ
tối tăm mà qua sáng láng, từ quyền lực của quỉ Sa-tan mà đến Đức Chúa Trời, và
cho họ bởi đức tin nơi ta được sự tha tội, cùng phần gia tài với các thánh đồ.”
(Công 26:16-18) [cũng xem Rô-ma 15:15, 16].
2. Phao-lô đã noi
theo khuôn mẫu khởi lập công việc Chúa ở một thành phố (Rô-ma 15:18-24)
Khi ông đến một nơi nào đó, ông bắt đầu giảng Tin Lành
(c.19, 20), rồi ông cũng làm phép lạ (c.19) như Đức Thánh Linh đã giúp đỡ ông.
Đôi khi ông khởi sự giảng đạo tại trong các nhà hội là nơi người ta đã biết và
tin Kinh Thánh (Công 18:9) và rồi từ đó ông đi ra cho đến cả cộng đồng.
Ông đã làm việc một cách trực tiếp và đích thân với người
ta, không chỉ chia sẻ sứ điệp Tin Lành mà còn chia sẻ chính sự sống của ông với
Đấng Christ nữa (I Tê-sa-lô-ni-na 2:1-20).
Chúng ta cũng biết rằng Phao-lô đã thành lập các nhóm lãnh
đạo để chỉ đạo Hội Thánh và đem lại sự ổn định cho Hội Thánh. Ông đặc biệt nhắc
đến chức Giám mục và chức Chấp sự (I Ti-mô-thê 3).
Thông thường ông để lại một người đặc biệt để thi hành phần
còn lại kế hoạch của ông sau khi ông lìa khỏi một nơi nào đó (Tít 1:5) và rồi
ông cũng theo dõi chăm sóc bằng thư tín. Hầu hết các thư tín của ông đều đã
được viết nhằm khích lệ sự tăng trưởng và sự trưởng thành của các Hội Thánh mà
ông đã thành lập (Chẳng hạn như Ê-phê-sô, Phi-líp).
3. Chúng ta thấy cách
Phao-lô hoạt động ở Ê-phê-sô trong sách Công-vụ 19.
Ở đó ông đã tìm thấy một số các môn đồ của Giăng Báp-tít là
những người sẵn sàng nhận lấy Tin Lành của Đấng Christ (c.17). Ông đã vào nhà
hội và giảng đạo (c.8). Ông tụ tập một nhóm các Cơ Đốc Nhân xung quanh ông và
khi ông bị người Do Thái ở nhà hội chống đối, ông đã dời Bộ Chỉ Huy của ông
sang Trường học Ti-ra-nu. Được Đức Thánh Linh giúp sức, ông đã làm nhiều phép
lạ chữa bệnh và đuổi quỉ. Khi từ giã ông đã chỉ định Ti-mô-thê ở lại và đã gởi
các thư tín đến Hội Thánh này như chúng ta biết gồm có thư Ê-phê-sô, thư I Ti-mô-thê
và II Ti-mô-thê.
Kết quả là như thế nào? Từ câu 8 đến câu 10, chúng ta học
biết rằng trong hai năm ba tháng đầu tiên mà Phao-lô ở Ê-phê-sô thì mọi người
tại Tỉnh A-si (người Do Thái và Hy Lạp) đều được nghe Tin Lành. Đây là sự thẩm
thấu toàn bộ khu vực (A-si lúc bấy giờ là vùng Tây Thỗ Nhĩ Kỳ ngày nay.
Ê-phê-sô là Thủ phủ của Tỉnh A-si thuộc Đế quốc La Mã, với dân số ước chừng một
triệu người). Tin Lành rõ ràng đã được lan tràn có chất lượng từ Ê-phê-sô cho
đến các vùng lân cận bởi lời làm chứng bằng miệng từ người này tới người kia.
Và cũng có một ảnh hưởng sâu đậm trên lối sống của dân chúng ở A-si. Trong
Công-vụ 19:24-41 chúng ta thấy rằng có rất nhiều Cơ Đốc Nhân đã từ bỏ việc thờ
thần Đi-anh để quay về tôn thờ Đấng Christ khiến cho nghề làm thợ bạc, tạc
tượng thờ thần Đi-anh ở Ê-phê-sô bị phá sản.
4. Phao-lô đã lưu
hành vừa xa vừa rộng, luôn luôn với một mục đích. Trong Rô-ma 15:18-24, Phao-lô
ôn lại thời biểu du hành đã định vừa qua của ông. Ông đã ở tại Illyricum (nay
là nước Albania),
là một nơi rất xa với Giê-ru-sa-lem hay An-ti-ốt. Ông lập kế hoạch để đi Tây
Ban Nha là vùng cực Tây của Đế quốc La Mã. Ở Rô-ma 15:20-21 ông giải thích lý
do tại sao. Kế hoạch của ông là giảng Tin Lành ở những nơi mà danh Đấng Christ
chưa hề được raogiảng trước đó. Ông biết rằng Tin Lành phải lan tràn như lửa
cháy rừng một khi ông đã châm ngòi và làm cho bùng cháy trong một thời gian. Vì
vậy, cách nhanh chóng nhất để đem những ngọn lửa tới mọi phần của thế giới biết
được là đưa những đốm lửa đến tất cả những vùng chưa ai đạt đến trước đó càng
sớm càng tốt. Một khi những ngọn lửa đã khởi phát ở một nơi nào đó, ông có thể
rời khu vực đó với niềm tin rằng chẳng bao lâu khu vực đó sẽ được dầm thấm Tin
Lành (chẳng hạn ở A-si) và ông di chuyển đến khu vực mới kế tiếp.
TIN
LÀNH NHƯ LỬA CHÁY LAN
5. Phao-lô đã đi đến những thành phố chiến lược. Ngoài việc
đi đến những nơi rải rác về mặt địa lý, khi có thể được, Phao-lô đều đi đến
những thành phố then chốt ở mỗi vùng. Rô Ma là thủ đô của Đế quốc La Mã,
Ê-phê-sô là thủ phủ của tỉnh A-si của La Mã. Cô-rinh-tô là thành phố chính của
tỉnh A-chai thuộc La Mã, một nơi có hải cảng lớn ở cả bờ đông và bờ tây của
A-chai. Nhiều người từ khắp nơi trên thế giới đã vào ra từ những thành phố then
chốt này. Như thế, Tin Lành đã được lan tràn nhanh chóng từ những vị trí chiến
lược đó.
6. Đức Chúa Trời đã ban phước cho những nỗ lực của Phao-lô. Sử thử nghiệm
lớn nhất của một kế hoạch là nó có hiệu quả hay không. Trong Công-vụ 17:6, I
Tê-sa-lô-ni-ca 1:8 và Cô-lô-se 1:6, chúng ta thấy có những chỉ dẫn cho thấy
trong đời của Phao-lô, Tin Lành đã được lan tràn có ảnh hưởng lớn khắp cả thế
giới.
E. Những đề mục khác để
nghiên cứu thêm cho biết tại sao một Cơ Đốc Nhân phải lập kế hoạch.
1. Nê-hê-mi 1:6
2. Châm 14:8; 24:3, 4;
29:18
3. Đời sống của
Wesley và Moody
4. Những cuộc chuẩn
bị cho các chiến dịch của Billy Graham.
III. CÁCH LẬP KẾ
HOẠCH
A. Cách lập bố cục kế hoạch
1. Cầu nguyện
2. Đặt ra các mục
tiêu
3. Chương trình
4. Thời biểu
5. Ngân sách
B. Cơ sở hợp lý của bố cục 5 bước lập kế hoạch
1. CẦU NGUYỆN
Trong bước này bạn phải chắc là bạn nhận được sự khôn ngoan
và khải tượng của Đức Chúa Trời cho kế hoạch. Nếu kế hoạch không phải do Đức
Chúa Trời hoạch định thì bạn phung phí thời giờ của bạn và thời giờ của những
người khác làm việc với bạn khi thi hành kế hoạch. Đôi khi Đức Chúa Trời dẫn
dắt bạn vào một tình thế bất tiện. Hãy hình dung ra những suy nghĩ của Giô-suê
khi Đức Chúa Trời phát họa kế hoạch chiếm lấy thành Giê-ri-cô (Giô-suê 6:2-5).
Hãy cầu xin Đức Chúa Trời ban cho bạn một khải tượng về
những gì Ngài muốn bạn làm và cách thực hiện điều đó.
2. ĐẶT RA CÁC MỤC TIÊU
Trong bước này bạn quyết định những gì cần phải thành đạt
cho được. Bạn phải đặt ra một mục tiêu mà hướng về đó bạn và những người đồng
công cộng tác với bạn sẽ đưa ra những nỗ lực của mình. Bạn không thể quyết định
thật đúng phải tốn bao nhiêu tiền và khi nào các hoạt động khác nhau cần phải
xảy ra cho đến khi bạn đã quyết định những gì cần phải đạt tới. Thế nhưng đối
với nhiều người, lập kế hoạch chỉ là điều điền vào cho đủ mẫu đơn ngân sách
hoặc thời khóa biểu hàng năm rồi thôi.
Những mục tiêu của bạn là những tiêu chuẩn mà căn cứ vào đó
bạn có thể đo lường mức độ hiệu quả các hoạt động hiện tại của bạn. Một câu tóm
tắt nói rõ về các mục tiêu của bạn cũng phải kích thích những ý tưởng mới về cách bạn có thể
thành đạt được các mục tiêu đó như thế nào.
Phải chắc rằng các mục tiêu của bạn và hầu hết các kế hoạch
của bạn đặt bạn vào một tình thế mà bạn không thể làm xong việc bằng sức riêng
của mình, nhưng trái lại bạn phải tin cậy Đức Chúa Trời để kế hoạch đó được
thành đạt. Từ đó chính Đức Chúa Trời được sáng danh. [hãy xem phần IV.A. để
hiểu điểm này cách tỉ mỉ hơn].
3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH
Sau khi quyết định điều gì phải được hoàn thành thì điều hợp
lý là bước kế tiếp bạn phải quyết định về cách làm thế nào để hoàn thành những
mục tiêu đã đề ra. Ở đây bạn đề ra những bước cần thiết để đi từ nơi bạn hiện ở
cho tới các mục tiêu của bạn. Bạn khởi đầu với một hoạt động này, rồi đến hoạt
động khác cho đến khi các hoạt động đúng được thực hành để đạt đến các mục
tiêu. Vì vậy, bạn phải có một danh sách các hoạt động cần thiết và thứ tự các
hoạt động đó xảy ra.
Phải đặc biệt nhạy bén cách chính xác về những gì cần xảy ra
ở vị trì thấp nhất của chương trình để kế hoạch đi đến thành công. Chẳng hạn,
mỗi cá nhân phải làm gì và phải đạt đến điều gì? Cũng vậy, hãy ý thức rằng nếu
một kế hoạch nhờ Chúa để thành công thì mọi mức độ chương trình cũng phải nhờ
cậy Chúa. Sẽ có những yếu tố mà chỉ có Đức Chúa Trời mới có thể hoàn thành. Tuy
nhiên, phải chắc biết rõ những bước bạn có thể đạt được và phải chắc là bạn
phải thực hiện những bước đó theo phần việc bạn phải làm trong kế hoạch.
4. ĐẶT THỜI KHÓA BIỂU
Trong bước này bạn quyết định khi nào các phần khác nhau của
kế hoạch phải được hoàn thành. Bạn lấy những hoạt động từ CHƯƠNG TRÌNH ở trên
và đặt vào các khung thời điểm trên bảng thời biểu. Bạn quyết định khi nào mỗi
hoạt động phải bắt đầu và chấm dứt. Bạn cũng có thể đưa vào mục tiêu thời biểu
các con số hoặc các cột mốc sẽ đo lường được mức tiến bộ mà bạn có thể mong đợi
trong một kế hoạch.
Đây là một bước rất quan trọng vì nó đặt kế hoạch của bạn
trong một hình thức mà nhờ đó hầu hết mọi người đều có thể làm việc – những mục
tiêu trên một quyển lịch.
5. NGÂN SÁCH
Trong bước này bạn quyết định bao nhiêu nhân lực, tài chánh
và các nguồn tài lực khác sẽ cần và chúng được cung cấp như thế nào. Xin lưu ý
rằng bước NGÂN SÁCH ở đây được định nghĩa nhiều hơn là về tiền bạc.
Nhiều vấn đề thực tế phải được đối diện trong việc lập ngân
sách. Bạn phải quyết định cần bao nhiêu tiền và tiền này có thể đạt được như
thế nào.
Bạn phải quyết định bạn cần có bao nhiêu người và làm thế
nào để tuyển chọn và huấn luyện họ. Hãy cầu nguyện một cách rõ rệt về những
nguồn tài lực mà bạn đang cần. Đừng quên rằng – nếu Đức Chúa Trời đã kêu gọi
bạn đến những mục tiêu lúc khởi đầu kế hoạch, thì Ngài sẽ không từ chối bạn
những tài lực cần thiết mà bạn cần có đâu (Phi-líp 4:19).
C. Cách hoạch định
những hoạt động đơn giản
Khi lập kế hoạch cho những hoạt động tương đối đơn giản khi
bạn đang hoạch định một số những tư tưởng ngắn gọn ban đầu về những hoạt động
phức tạp hơn, bạn cần suy nghĩ qua mỗi bước của năm bước trên.
Chúng ta hãy xem xét một thí dụ về kế hoạch sử dụng năm điểm
này. Giả sử ngày mai bạn có một buổi họp hàng tuần trong hai tiếng đồng hồ với
bạn nhân viên của bạn. Buổi họp này gồm có bạn và năm người khác, vì thế bạn
quyết định là nên lập kế hoạch cho buổi họp đó trong một vài phút.
1. Hãy cầu xin Đức Chúa Trời để có sự khôn ngoan và khải
tượng
2. Hãy thành lập những mục tiêu của buổi họp:
a. Thông báo cho
ban nhân viên về những phát triển gần đây (từ Sở Chỉ huy v.v…)
b. Tạo cơ hội
cho ban nhân viên thảo luận và đưa ra các đề nghị cho những vấn đề then chốt.
3. Lập chương trình
về mục tiêu a, bạn quyết định những hoạt động sau đây là cần thiết:
a. Thâu thập tất cả
các mảng thông tin có thể có bao gồm thư tín từ Sở Chỉ huy và những giám đốc
chấp hành khác, các tư liệu thâu thập được từ các cuộc nói chuyện bằng điện
thoại mới đây, từ những chuyến đi v.v…
b. Hãy
lựa chọn những mảng thông tin hữu ích hoặc được ban nhân viên quan tâm.
c. Hãy đọc tin này trong buổi họp.
d. Hãy dành cho mỗi
nhân viên có được trong buổi họp để đưa ra các thông tin mà họ cảm thấy hữu ích
hoặc có lợi cho người khác.
Về mục tiêu b, bạn quyết định những hoạt động sau đây là cần
thiết:
a. Hãy liệt kê những vấn đề then chốt để thảo
luận hoặc đề nghị. Tiến hành hội nghị sắp đến. Mở rộng nhiệm vụ mới. Tiến hành
dự án công tác.
b. Hãy quyết định về thứ tự thảo luận các vấn đề. Giả sử bạn
không thể đi vào phần chức vụ mới cho đến khi dự án công tác được hoàn tất, vì
thế tốt hơn là nên thảo luận phần dự án công việc trước phần nhiệm vụ mới.
Hội nghị thì lâu lâu mới có và phải được báo cáo trước một
tuần, nên nếu có thì giờ thì nên đi tới kết cuộc. Thứ tự của sự thảo luận phải
là:
(1) Tiến hành dự án
công tác
(2) Sự mở rộng vào
nhiệm vụ mới.
(3) Tiến hành hội
nghị sắp đến
c. Hãy thảo luận mỗi đề tài (theo thời gian sẵn
có) và đạt cho đến chỗ có được những đề nghị hành động rõ rệt. [Bạn là người
được ban nhân viên đưa ra những đề nghị để quyết định].
4. Thời biểu:
Các hoạt động dưới
mục tiêu a. phải chiếm độ 30 phút trong buổi họp (cộng thêm một ít thời gian
trước đó). Sau đó, 45 phút có lẽ là cần thiết cho sự thảo luận và đề nghị cho
dự án công tác. 30 phút dành cho nhiệm vụ mới và 30 phút dành cho sự bàn bạc
hội ý. Vì các công việc trên chiếm 15 phút nhiều hơn thời gian bạn có, nên việc
bàn bạc hội ý sẽ chỉ còn được phân phối có 15 phút.
5. Ngân sách:
Không cần chi tiền. [Nếu cần bạn chỉ tốn tiền mua thức ăn
trưa cho nhóm]. Nhân lực là các nhân viên và họ có bổn phận tham dự họp. Bạn
cần một địa điểm họp và ban chỉ thị cho Văn phòng của bạn chọn địa điểm đó.
Kèm theo những tài liệu này là một tấm cạt này để nhắc bạn áp dụng bố cục cho mọi cố gắng của bạn.
D. Cách hoạch định các hoạt động phức tạp hơn.
Nếu được, hãy dùng năm bước căn bản đã thảo luận ở trên để
đề ra một kế hoạch. Tuy nhiên, với một số kế hoạch, bạn sẽ thấy khó suy nghĩ. Bạn cần thiết thêm về cách lập ra những
mục tiêu và cách lập chương trình v.v…
Bố cục sau đây phân tích thêm về mỗi bước trong năm bước. Nó
giải thích cách cầu nguyện cho sự phục hưng, lập ra các mục tiêu, chương trình
v.v…Hãy sử dụng bố cục này nếu bạn muốn được giúp đỡ trong việc lập kế hoạch
của bạn hoặc nếu bạn muốn được thông thạo hơn tùy theo sự phức tạp của những gì
bạn đang lập kế hoạch.
Bố cục này được soạn để soạn để dùng chung với bài tập lập
kế hoạch trong phần 8. Khi lập kế hoạch ban không nên sa lầy vào bất cứ điều
nào. Hãy viết ra những ý nghĩ đầu tiên của bạn và tiến tới tiếp.
1. CẦU NGUYỆN. [Nhận lãnh sự khôn ngoan và khải tượng của
Chúa cho kế hoạch của bạn].
a. Hãy tạ ơn Đức
Chúa Trời vì bạn đang có sự khôn ngoan của tâm trí Đấng Christ.
“Vì ai đã biết ý Chúa, đặng dạy dỗ Ngài? Nhưng phần chúng
ta, thì có ý của Đấng Christ.” ( I Cô-rinh-tô 2:16).
b. Hãy cầu xin
Đức Chúa Trời ban sự khôn ngoan đặc biệt.
“Ví bằng trong anh em có kẻ kém khôn ngoan, hãy cầu xin Đức
Chúa Trời, là Đấng ban cho mọi người cách rộng rãi, không trách móc ai, thì kẻ
ấy sẽ được ban cho” (Gia-cơ 1:5).
c. Phó dâng cho Chúa những gì bạn sắp hoạch
định.
“Hãy
phó các việc mình cho Đức Giê-hô-va,
Thì những mưu ý mình sẽ được thành công” (Châm 16:3).
d. Hãy viết xuống bất cứ ý nghĩ hay câu Kinh Thánh nào mà
Đức Chúa Trời cảm động trên tâm trí bạn liên quan đến kế hoạch của bạn.
Có phải Đức Chúa Trời đã ban cho bạn một khải tượng đầy đủ
về những gì cần phải đạt đến hay không? Có một hình ảnh đang thành hình trong
tâm trí bạn một cách chính xác về những gì cần phải làm xong và những sự việc
đã xảy ra như thế nào khi kế hoạch đã được hoàn thành hay không? Bạn có bắt đầu
cảm nhận được sự thúc đẩy nội tâm gia tăng để khởi sự thấy sự tiến triển hướng
đến các mục tiêu hay không? Nếu chưa có, khi lập kế hoạch, bạn hãy tiếp tục cầu
xin Đức Chúa Trời ban cho sự khôn ngoan và khải tượng.
2. ĐẶT RA CÁC MỤC
TIÊU. [Quyết định những gì phải được thành đạt.]
a. Hãy liệt kê ngắn gọn về những sự kiện then chốt liên quan
đến kế hoạch của bạn (những nguyên tắc chỉ đạo và chính sách của tổ chức bạn,
thời điểm hoàn thành, các nguồn tài lực sẵn có, nhân lực, các nhu cầu cần hoàn
thành, những vấn đề cần giải quyết, những thông tin khác).
b. Quyết định những
yếu tố của các mục tiêu:
(1) Quyết định lãnh vực:
Dự định ai hoặc điều gì ảnh hưởng tới (chẳng hạn các sinh
viên đại học, các hội thánh, Uûy ban nhân sự).
(2) Nêu lên kết quả mong muốn:
Hãy nêu lên những gì sẽ xảy ra khi các mục tiêu được thành
đạt. Một biến cố đặc biệt sẽ xảy ra, một thái độ được thay đổi, một quyết định
được thực hiện? Một số các mục tiêu của bạn có thể liên hệ đến một tiến trình
cần được thiết lạp ở một mức độ hoạt động nào đó. Khi có thể, hãy diễn tả kết
quả mong muốn bằng số lượng chẳng hạn,
phần trăm, con số, số tiền v.v…
(3) Hãy nêu lên thời hạn dự kiến hoàn
thành
Đây là một ngày đặc biệt một thì giờ mà những mục tiêu của
bạn phải được hoàn thành.
c. Hãy nêu ra những
mục tiêu một cách cụ thể.
Hãy kết hợp những yếu tố trên thành một hay vài câu nói cụ
thể về những gì bạn muốn hoàn thành.
Lưu ý: Có phải những mục tiêu của bạn vượt quá những gì
bạn có thể tự làm đến nỗi bạn phải tin
cậy Chúa để thấy những việc đó được thành đạt hay không?
3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH.
[Quyết định làm cách nào để những mục tiêu đó phải được hoàn thành.]
Thông thường hãy trả lời những câu hỏi sau cho mỗi mục tiêu.
Hãy đưa những suy nghĩ của bạn vào cột tương ứng trên tờ giấy chương trình.
a. Việc gì phải có
vào thời hạn dự kiến hoàn thành để các mục tiêu của bạn được hoàn thành?
(1) Trước tiên hãy viết ra tóm lược các mục tiêu.
(2) Dưới phần tóm lược này, hãy soạn thảo cách chính xác
những gì bạn sẽ tiến hành và những gì sẽ được hoàn tất khi mục tiêu được hoàn
thành. Phải rõ rệt. Việc phải xảy ra với mức độ thường xuyên hay mức độ tập
trung nào?
b. Bạn đã đạt tới đâu trong việc hướng tới những gì cần phải có vào thời điểm dự kiến hoàn thành?
(1) Bạn đã thu lượm được điều gì mà người khác đã khởi sự
chưa?
(2) Chính bạn đã bắt đầu công việc nào trong dự án này chưa?
c. Những hoạt động cụ thể nào sẽ đưa bạn từ chỗ
bạn hiện ở đến mục tiêu của bạn?
Thông thường người ta
thấy có hiệu quả khi khởi đầu từ chỗ
những gì cần phải có vào thời điểm dự kiến hoàn thành và làm việc trở
lại hướng về những gì hiện có hôm nay. Những gì phải được hoàn thành ở trình độ
thấp nhất trong kế hoạch của bạn thực sự đã rõ ràng chưa và tại sao người ta
làm những điều cần thiết đó? Chẳng hạn một số kế hoạch chung qui là sự lặp đi
lặp lại của việc người này yêu cầu người khác làm việc và kết ước với nhau để
thực hiện việc đó. Nếu điều đó phải xảy ra
để cho kế hoạch được thành công thì bạn hãy tự hỏi: “Tại sao người này
yêu cầu và tại sao người khác trả lời: “Vâng”? Có thể là đã có nhiều người ham
thích sẵn và sốt sắng tham gia hoặc có thể cho rằng cần phải động viên thêm
người khác. Nếu vậy, tại sao người ta muốn tham gia. Có phải họ đồng tình với
bạn hoặc tổ chức của bạn, có phải họ vâng lời Chúa, thích làm công việc đang
được yêu cầu hay thích có người nào đó tham gia, có phải đó là cơ hội để họ làm
được việc gì quan trọng, hoặc vì những lý do khác?
Có phải những việc bạn đang làm là vừa sức người hay bạn
đang cần Chúa làm phép lạ? Phải nhớ cầu nguyện để Đức Chúa Trời giúp sức siêu
nhiên của Ngài vào sự thành công cho những nỗ lực tự nhiên của con người chúng
ta.
Trước khi đi tới điểm kế tiếp, hãy ôn lại những sự kiện then
chốt dưới mục THÀNH LẬP CÁC MỤC TIÊU để
xem thử bạn có sử dụng hết tất cả các nguồn tài lực và thông tin hữu ích không.
4. LẬP THỜI BIỂU. [ Quyết định khi nào mỗi hoạt động
trong kế hoạch phải được hoàn tất.]
a. Hãy lựa chọn một bảng thời biểu thích hợp với thời gian
lâu mau của kế hoạch của bạn. (Thời biểu dài hạn và ngắn hạn được gắn liền với
các bảng mẫu lập chương trình).
b. Hãy đặt trên thời biểu những biến cố niên lịch quan trọng
mà bạn đã định trước hoặc thích hợp với kế hoạch của bạn. Hãy đặt những biến cố
này trong một hay hai hàng ở trên đầu thời biểu của bạn.
c. Hãy đưa các hoạt động từ CHƯƠNG TRÌNH. (chủ yếu là từ cột
C) vào trên thời khóa biểu ở cột bên trái (đề tài “Các hoạt động” trên thời
biểu ngắnhạn đính kèm).
d. Mỗi hoạt động phải đưa vào thời điểm hoàn tất trong hàng
mục tương ứng trên thời biểu.
e. Hãy đánh dấu khi
bạn phải khởi sự làm việc ở những hoạt động quan trọng.
f. Nếu những con số
mục tiêu dự kiến có thể đưa ra để đo lường sự tiến bộ bạn có thể mong đợi ở mỗi
hoạt động, thì bạn hãy đưa vào thời biểu. Hãy tiến nhanh qua điểm THỜI BIỂU.
Đừng nên quá tỉ mỉ ở đây
5. NGÂN SÁCH. [Quyết
định cần bao nhiêu nhân lực, tiền bạc và những tài vật khác cũng như cách cung
cấp những điều ấy như thế nào].
a. Hãy đưa vào tờ chương trình những nguồn tài lực cần thiết
để hoàn thành kế hoạch. Hãy nhiên cứu qua thời biểu cho kỹ và xem thử mỗi hoạt
động có liên hệ đến những điều sau đây không:
(1) Nhân lực: Cần bao nhiêu người và khả năng của họ (trọn
thời gian, bán thời gian v.v…)
(2) Tiền bạc: Cần bao nhiêu tiền để hoàn thành kế hoạch.
Bảng ngân sách tùy chọn phải xem xét từng mục và đính kèm
bảng chương trình. Nếu có mẫu sẵn thì cứ dùng.
(3) Các nguồn tài
lực khác. Những phương tiện, tài liệu…nào là cần thiết?
b. Hãy đưa vào các
nguồn tài nguyên sẵn có:
(1) Nhân lực.
(2) Tiền bạc.
(3) Các nguồn tài
lực khác.
c. Hãy đưa vào những
hoạt động rõ rệt sẽ đưa bạn từ những
nguồn tài nguyên có sẵn đến chỗ bạn có những nguồn tài nguyên cần thiêt phải
có.
(1) Nhân lực: Làm
cách nào bạn tuyển mộ và huấn luyện nhân sự cần thiết?
(2) Tiền bạc: Bạn nhận được các sự đóng góp như thế nào? Bạn
làm ra hay mượn được số tiền cần thiết? Phải chắc chắn làm mọi việc này theo
cách phù hợp với một chức vụ có hiệu quả.
(3) Những nguồn tài lực khác: Bạn có thể thuê hay mua các
phương tiện ở đâu? Bạn cần in hay soạn các tài liệu nào? v.v…
Hãy lưu ý ở điểm này là trước khi lập chương trình có lẽ bạn
đã có một số người có thể tuyển lựa và huấn luyện hoặc một số đóng góp nào đó
rồi. Vậy hãy đưa vào tờ chương trình cách ngắn gọn. Cũng nên lưu ý rằng ông
giám đốc của bạn có thể là chìa khóa để bạn nhận được nhiều nguồn tài nguyên
cần thiết. Phải chắc rằng ông ta biết rõ những nhu cầu của bạn.
d. Hãy đưa các khoản dự chi ngân sách vàotờ thời biểu của
bạn. Hãy làm điều này như bạn đã làm trong điểm THỜI BIỂU trước đây.
(1) Hãy đưa các hoạt động cột c của tờ ngân sách vào cột bên
trái của thời biểu.
(2) Mỗi hoạt động nên đưa thời biểu dự kiến hoàn tất và thời
gian phân phối vào trong cột phù hợp của thời biểu.
(3) Phải chắc đưa vào các con số ngân sách then chốt như là
những con số dự kiến ở điểm thích hợp của thời biểu.
(4) Hãy xem phần
THỜI BIỂU để có nhiều chi tiết hơn.
IV. NHỮNG SỰ XEM XÉT
KHÁC TRONG VIỆC LẬP CHƯƠNG TRÌNH
Một khi bạn đã biết cách lập chương trình thì có một số điểm
khác bạn thấy cần phải biết.
A. Để Đức Chúa Trời nhận được sự vinh hiển, bạn phải chắc
rằng kế hoạch của bạn nên vượt quá khả năng thực hiện được bằng sức riêng của
bạn.
KẾ HOẠCH VƯỢT QUÁ KHẢ NĂNG RIÊNG CỦA BẠN
Cơ Đốc Nhân phải làm vinh hiển danh Chúa. “Vậy, anh em hoặc
ăn, hoặc uống, hay là làm sự chi khác, hãy vì sự vinh hiển Đức Chúa Trời mà
làm.” (I Cô-rinh-tô 10:31).
Đức Chúa Trời chỉ có thể được vinh hiển trong kế hoạch của
bạn nếu Ngài rõ ràng cần phải tham gia vào thì công việc mới thành công.
Chúng ta hãy xem xét cách Chúa dạy dỗ Ghê-dê-ôn để làm thí
dụ cho nguyên tắc này. Trong Các-quan-xét 7 chúng ta được biết Ghê-đê-ôn có
32.000 người hiệp lại để cống người Ma-đi-an. Trong hai giai đoạn, Đức Chúa
Trời giảm thiểu số lượng quân lính của Ghê-đê-ôn xuống còn có 300 người mạnh
dạn thôi. Tại sao? “ Đạo binh đi theo ngươi lấy làm đông quá, ta chẳng phó dân
Ma-đi-an vào tay nó đâu, e Y-sơ-ra-ên đối cùng ta tự khoe mà rằng: Tay tôi đã
cứu tôi”. Khi dân Ma-đi-an bị đuổi chạy,
người ta không thể qui công thắng trận cho lực lượng Y-sơ-ra-ên được.
Nê-hê-mi là một thí dụ khác về người thực hành một nhiệm vụ
to tát quá sức bởi ông đã nương dựa nơi Đức Chúa Trời. Trong quyển sách của
mình, ông đã kết luận việc tái thiết vách thành Giê-ru-sa-lem bằng những lời
này: “Khi những thù nghịch chúng tôi hay được điều đó, thì các dân tộc chung
quanh chúng tôi đều sợ hãi và lấy làm ngã lòng; vì chúng nó nhìn biết rằng công
việc nầy thành được bởi Đức Chúa Trời của chúng tôi” (Nê-hê-mi 6:16).
Để chắc rằng kế hoạch của bạn làm tôn vinh Đức Chúa Trời,
bạn hãy tự hỏi các câu hỏi sau đây khi bạn đã hoàn thành kế hoạch:
Đức Chúa Trời có xác nhận kế hoạch này trong trí tôi
không?
Tôi có phải nhờ cậy Chúa để thực hiện kế hoạch này không?
Tôi có sẵn sàng để nhờ cậy Chúa về kế hoạch này không?
Câu trả lời của bạn cho tất cả những câu hỏi này phải là
“có”. Nếu không, hãy cầu xin Đức Chúa Trời ban bình an cho kế hoạch hoặc giúp
cách để cải thiện kế hoạch đó.
B. Hãy dự kiến kế
hoạch có thể thay đổi
Nếu bạn hiểu điểm này, bạn sẽ thấy việc lập kế hoạch sẽ dễ
dàng hơn là việc bạn cứ cứng nhắc trong
việc lập kế hoạch giống như dựng nên bảng đá Mười Điều Răn.
Bất cứ khi nào bạn lập kế hoạch cho một hoạt động, hãy nhận
biết rằng bạn phải làm bất cứ điều gì mà bạn suy nghĩ trước là cần thiết để đem
lại hiệu quả giữa lúc bấy giờ và thời điểm kế tới trong sự hoạt động. Chắc chắn
là bạn muốn biết bằng cách ước lượng điều gì sẽ xảy ra lúc bấy giờ và lúc mục
đích được hoàn thành, nhưng chỉ hãy dành thời giờ trau chuốt lại kế hoạch trong
chừng mực kế hoạch đó giúp bạn được bao nhiêu trong việc điều hành ở một tương
lai gần. Bạn có thể dễ dàng phí thời giờ bàn thảo một cách chính xác về con số
dự kiến phải được đưa vào trong năm tới trong một kế hoạch phải trải qua hai
hoặc ba năm. Bạn sẽ có đủ thời giờ giữa lúc bây giờ và năm tới để điều khiển
lại con số nếu thấy cần thiết.
Bạn nhất định phải suy nghĩ cẩn thận về những gì phải có vào
thời gian dự kiến, nhưng bạn phải dành thời giờ để suy nghĩ về tương lai gần
nhiều hơn là tương lai xa.
Nếu bạn dành một số giờ để vẽ ra một kếhoạch dài hạn cho 10
năm tới, thì lúc đó bạn nên dành một khoảng thời giờ bằng như thế nữa để vẽ ra
một kế hoạch ngắn hạn với nhiều chi tiết hơn cho năm tới. Bạn có thể lấy nhiều
mục tiêu cho kế hoạch ngắn hạn từ thời biểu của kế hoạch dài hạn.
Đối với một kế hoạch kéo dài một vài năm, thì có lẽ tốt hơn
nên xem xét lại kế hoạch đó từng 6 tháng đến từng năm. Khi bạn xem xét lại kế
hoạch của bạn, bạn hãy đi qua năm bước của bố cục, đọc qua những bước tương ứng
trong kế hoạch của bạn và chỗ thích hợp để áp dụng những thông tin mới hiện nay
đang có sẵn đối với bạn.
1. Điều gì khác nhau
giữa những kết quả dự kiến và thực tế? Bạn đã thiếu sót ở đâu? Bạn đã đi xa hơn
dự kiến ở đâu? (Chẳng hạn, bạn có thể truyền đạo được 5000 nhà thay vì 3000 như
dự kiến).
2. Những vấn đề mới và những cơ hội mới bạn thấy được là gì?
Những biện pháp nào đã thực hiện và biện pháp nào khó thành? Bạn đã học được gì
từ trong kinh nghiệm?
3. Một số những chiều hướng mới và những thông tin mới quan
trọng liên hệ tới kế hoạch của bạn là gì? (Chẳng hạn, Viện Đại Học nơi bạn đang
phục vụ trở nên cấp tiến hơn).
Hãy trông đợi để thêm vào những yếu tố mới và bớt đi một số
yếu tố cũ của kế hoạch mỗi lần xem xét lại kế hoạch. Mỗi năm, một công ty
thương mại tự động giảm bớt 10% sản phẩm ít có lợi nhất. Họ lý luận rằng, nếu
họ muốn công việc của họ được tốt, họ phải có mỗi năm thêm nhiều sáng kiến mới
mẻ, có lợi.
Khi bạn có một sáng kiến mới, bạn hãy áp dụng bố cục lập kế
hoạch năm bước. Khi bạn cầu nguyện, hãy cầu xin Chúa xác nhận rằng ý kiến đó là
từ Chúa và làm thế nào ý kiến đó thích
hợp với kế hoạch hiện tại. Kế đó hãy quyết định xem những mục tiêu mà sáng kiến
đó đóng góp được là gì. Những mục tiêu đó so với những mục tiêu trong kế hoạch
hiện hữu thì như thế nào? Rồi đến chương trình, v.v… Về việc định thời biểu,
phải chắc chắn tìm kiếm thời điểm Chúa cho để áp dụng sáng kiến mới này.
Có thể bạn sẽ hay thay đổi kế hoạch nhanh quá. Nếu mỗi tuần
mà bạn có một ý tưởng mới quan trọng thì sau một thời gian, đạo quân của bạn sẽ
không chịu theo bạn đi đến đâu cả.
C. Nếu những nguồn tài lực cần thiết không cung cấp đủ hoặc
dường như không thể cung cấp được theo tờ kế hoạch đã ghi thì bạn làm sao?
(Chẳng hạn, bạn có thể làm gì nếu bạn không có đủ nhân lực bạn cần?)
1. Hãy cầu nguyện và
tạ ơn Đức Chúa Trời rằng Ngài sẽ cung cấp cho bạn những nguồn tài lực bạn thực
sự đang cần.
2. Hãy kiểm tra để biết chắc rằng các nguồn tài lực đó thực
sự không có sẵn.
3. Nếu không có thực
rồi, bạn hãy tìm mọi cách để củng cố chương trình và thời biểu hoàn thành các
mục tiêu với nguồn tài lực ít hơn.
4. Chỉ hãy cố gắng củng cố các mục tiêu của bạn nếu Đức Chúa
Trời tỏ ra cho bạn biết rằng đó là điều Ngài muốn (thông qua việc bạn tìm hết
cách để lựa chọn chương trình và thời biểu, thời gian cần cầu nguyện của bạn và
các nguồn tài lực bạn thực sự có được).
D. Hãy học cách làm thế nào để sử dụng những người khác trong
quá trình lập kế hoạch
Nếu việc lập kế hoạch không phải là tài năng của bạn hoặc sự
ham thích tự nhiên của bạn, thì liệu có người nào khác bạn có thể ủy nhiệmcho
họ không? Người này có phải là người có tài và tán thành trong việc lập kế
hoạch này. Hãy đưa ra những ý kiến ban đầu của bạn cho người đó về đề tài bạn
muốn lập kế hoạch và hãy để cho người đó vạch ra kế hoạch với sự chấp thuận của
bạn.
Có lẽ bạn cần có một số người làm việc chung với bạn là
người dường như luôn luôn có những ý kiến tốt trong việc lập kế hoạch. Thông
thường những người này có nhiều kinh nghiệm. Hãy họp lại với một số người đó và
chỉ cho họ thấy qua quá trình lập kế hoạch hoạt động của bạn. Hãy chỉ cho họ
xem bố cục theo “Cách lập kế hoạch”. Hãy viết ra những ý kiến đã được nhắc đến
trên một tấm bảng, hoặc tờ giấy lớn. Hãy hoan nghinh những ý kiến hay. Đừng phê
bình bất cứ ý kiến nào được đưa ra, hãy cứ viết xuống. Phải cử người chịu trách
nhiệm ghi nốt cẩn thận để đánh máy ra dùng sau này. Hãy đi nhanh và đừng để lạc
đề. Kết quả cuối cùng là bạn có được kế hoạch hoàn chỉnh và bạn động viên được
mọi người tham gia làm việc với bạn, nhờ đó họ hăng hái hơn với việc thực hiện
kế hoạch.
E. Vai trò của
các chính sách và các thủ tục
Các chính sách là những quyết định căn bản để trả lời cho
những câu hỏi và vấn đề thường lặp đi lặp lại. Các thủ tục là những phương pháp
tiêu chuẩn hay, những biện pháp để làm những việc đặc biệt. Cả hai phải là kết
quả tự nhiên từ việc sử dụng bố cục Cách Lập Chương Trình.
1. Các chính sách
Chẳng hạn, mục tiêu của một tổ chức Cơ Đốc đặc biệt là nhằm
môn đồ hóa người khác cho Đấng Christ. Trong khi suy nghĩ qua bước lập CHƯƠNG
TRÌNH , các nhà lãnh đạo trong tổ chức này nhận biết rằng “Cha nào sanh con
nấy”. Vì vậy, chính các thành viên của tổ chức này phải thực sự là những môn
đồ. Kết quả là một số chính sách đã được vạch ra để khích lệ sự môn đồ hóa giữa vòng các thành viên của tổ
chức đó. Một trong những chính sách này là mỗi thành viên phải tin tưởng nơi những
giáo lý Kinh Thánh căn bản cần thiết cho sự tăng trưởng thuộc linh và sự môn đồ
hóa.
Trên một bình diện nhỏ hơn, giả sử bạn là một người quản lý
văn phòng. Một trong những mục tiêu của bạn là duy trì bầu không khí làm việc
tốt nhất có thể được. Bạn để ý thấy một vài người luôn luôn đi làm trễ từ 5 đến
10 phút và điều này có khuynh hướng gây xích mích giữa những người trong văn
phòng. Bạn có thể kết luận rằng một phần
của kế hoạch hướng tới mục tiêu trên của bạn là lập ra một chính sách khiến mọi
người phải đi làm đúng giờ và cho phép sửa phạt nều người nào đi làm trễ. (Bạn
phải khuyên bảo người đi trễ trước để họ thông hiểu cách giải quyết vấn đề như
thế nào là tốt nhất).
2. Các thủ tục
Các thủ tục thường phát xuất từ bước lập CHƯƠNG TRÌNH. Khi
bạn suy nghĩ qua về cách hoàn thành các mục tiêu của bạn, có lẽ bạn sẽ thấy một
số những nhiệm vụ phải làm đi làm lại mãi. Giả sử bạn có trách nhiệm về một
cuộc hội đồng. Một phần trong chương trình hội đồng là ghi tên các đại biểu.
Bạn cần suy nghĩ qua cách làm thế nào để ghi danh đại biểu một cách nhanh nhất
và dễ nhất để họ vui lòng và bạn lại sử dụng ít người nhất để thực hiện công
việc ghi danh này. Vì thế, bạn sẽ quyết định mỗi tài liệu sẽ được trao thể nào
và ở đâu cũng như sẽ nhận tiền trả ở đâu v.v… Đây chính là những thủ tục. Thông
thường toàn bộ những chỉ dẫn này được viết ra để giải thích cặn kẻ và hoàn toàn
đầy đủ về cách làm.
F. Cách sử dụng
một kế hoạch
Trước hết,
rõ ràng bạn sử dụng một kế hoạch để giữ bạn và những người cùng làm việc với
bạn nhắm tới những mục tiêu. Phần TỰ QUẢN TRỊ soạn kỹ về cách làm thế nào để
bạn rút ra những mục công việc bạn làm mỗi tuần từ thời biểu kế hoạch của bạn.
Kế hoạch không thể giúp bạn gì nếu bạn không coi theo đó và làm theo những gì đã định rõ trước trong đó.
Thứ hai, hãy sử dụng một kế hoạch để truyền đạt cho người ta
một khải tượng mà họ có thể kết ước thực hiện. Một kế hoạch thông suốt giúp bày
tỏ cho người ta biết rằng bạn quan tâm thực sự đến việc hoàn thành những mục
tiêu của bạn. Người ta ai cũng muốn làm việc với một tổ chức không chỉ có những
mục tiêu xứng đáng, nhưng cũng có những kế hoạch đầy thách thức và được điều
hành có hiệu quả. Một người dâng toàn bộ số ngân qũy cần thiết trong một tuần
lễ, chủ yếu để thách thức người ta theo kế hoạch của mình. Một người khác phát
triển một kế hoạch rất thông suốt để giúp chinh phục cả nước về cho Đấng
Christ. Một thương gia hàng đầu từ nước đó thấy được kế hoạch và đã quyết định
bỏ công việc làm ăn của mình để dâng trọn thời giờ thực hiện kế hoạch đó.
G. Cách giúp người làm việc chung với bạn biết lập kế hoạch
cho các công việc của họ
Trước hết
và trên hết, bạn phải nêu gương cho họ. Hãy
lập kế hoạch cho công việc của bạn và hãy sử dụng kế hoạch của bạn một
cách rõ ràng cho những người quanh bạn đều thấy.
Thứ hai, hãy đòi hỏi họ lập chương trình mỗi lãnh vực công
việc của họ. Hãy đặt ra chỉ tiêu cho kế hoạch của họ.
Thứ ba, hãy giúp họ lập kế hoạch. Phải đưa ra cho họ những
lời chỉ dẫn mà họ cần nơi bạn. Nếu một người mới mẻ trong việc lập kế hoạch ,
hãy giúp người đó trong việc lập kế hoạch toàn bộ.
Thứ tư, phải chắc rằng họ kết ước thực hiện kế hoạch và đánh
giá họ. Hãy cho họ biết ý kiến hồi âm. Hãy cho họ biết họ làm tốt ở đâu và chỗ
nào trong kế hoạch bạn nghĩ là họ cần cải tiến.
Thứ năm, hãy đề cập đến những kế hoạch của họ trong các cuộc
thảo luận sau này với họ để đưa ra những chỉ dẫn về điều họ phải làm theo thời
gian của họ. Nếu bạn không nhắc gì đến kế hoạch của họ trong một năm thì họ sẽ
không được động viên để kết ước thực hiện trong năm tới.
H. Cách lập
kế hoạch cho đời sống riêng của bạn
Sau khi
dành nhiều thì giờ soạn ra một kế hoạch đầy đủ chi tiết, bạn có khuynh hướng kể
ra cho người khác biết hết mọi chi tiết. Nói chung, đây không phải là cách
trình bày kế hoạch của bạn. Để trình bày kế hoạch của bạn cho một nhóm, bạn hãy
tự hỏi mục tiêu của sự trình bày đó là gì. Nếu bạn chỉ cố cho họ thấy tổng quát
về kế hoạch, thì hãy trình bày những mục tiêu, tóm lược chương trình, một số
những thời điểm dự kiến và các con số cần hoàn thành từ thời biểu và một vài
con số tóm lược từ ngân sách.
Nếu bạn đang cố gắng lập ngân quỹ, bạn sẽ dành nhiều thời
giờ hơn nói về điểm ngân sách, nói đến những chi phí cho chương trình và các
mục tiêu. (Những người đầu tư nói chung sẽ hưởng ứng tốt khi họ thấy tiền bạc
họ đóng góp có gắn liền với những kết quả thấy được). Nếu bạn đang chỉ dẫn cho
một nhóm cách giúp thi hành kế hoạch, có lẽ bạn nên dành nhiều thời giờ hơn để
giải thích về chương trình.
Nói tóm lại, kế hoạch của bạn là một tài liệu được viết ra
về những suy nghĩ của bạn (và của người khác). Sự trình bày phải phản ánh không
chỉ suy nghĩ của bạn nhưng cũng về những gì bạn muốn thính giả của bạn hưởng
ứng nữa.
J. Kế hoạch
để lập kế hoạch
Mỗi năm
hoặc mỗi 6 tháng bạn phải dành ra một khoảng thời gian đủ để lập kế hoạch. Hãy
đi đến một nơi nào đó mà bạn không thể bị quấy rầy (chẳng hạn: điện thoại réo,
khách viếng thăm v.v…). Hãy dành ra đủ thời giờ để suy nghĩ mọi việc từ đầu đến
cuối (hai hay ba ngày một năm không phải là quá đáng cho hầu hết các nhà quản
trị). Hãy đem theo một vài người then chốt cùng với bạn nếu họ giúp bạn được gì
trong thời gian bạn lập kế hoạch. Hãy đem theo một quyển Kinh Thánh, tất cả các
kế hoạch bạn nghĩ đến trước đây, tất cả các tin tức khác bạn cần (xem lại mục
III. D.2 ở trên) thật đầy đủ giấy kẻ và giấy làm họa đồ, bút mực, bút chì, áo
quần thoải mái v.v…Rồi bạn hãy bước vào thời giờ đã định để lập kế hoạch cho
năm tới.
K. Hãy luôn
luôn nhạy bén với sự dẫn dắt của Chúa
Không nên bám giữ một kế hoạch nào mà bạn thấy rõ Chúa đang
dẫn dắt bạn cách rõ rệt để làm một việc gì đó. Nếu bạn thấy cảm động để làm
điều gì đó ngoài kế hoạch, thì trước hết hãy chắc chắn rằng sự cảm động đó là
đến từ Chúa, rồi bằng mọi cách bạn hãy vâng lời Ngài.
Một kế hoạch chỉ hữu ích để chỉ đạo chúng ta trong thời gian
khi Chúa không cảm thúc chúng ta làm điều gì rõ rệt trong thời gian tới. Nếu
chúng ta đã cầu nguyện và nài xin Chúa dẫn dắt kế hoạch của mình, thì chính kế
hoạch đó là một sự cảm động đến từ Chúa. Nó cho chúng ta biết Ngài muốn chúng
ta hướng những nỗ lực của chúng ta tới đâu.
Đối với nhiều người, Chúa không ban cho chúng ta những sự
cảm thúc mạnh mẽ rõ rệt từng giờ từng phút trong ngày. Ngài không bắt buộc phải
làm như vậy. Nếu ngài đã dạy chúng ta những gì phải làm trong Kinh Thánh và
trong sự dắt dẫn rõ rệt mà Ngài đã ban cho trước rồi, thì thật là hợp lý khi
Ngài mong đợi chúng ta hãy lập kế hoạch theo đó.
Nói cho cùng, Cơ Đốc Nhân phải là những người quản trị giỏi
về những gì họ đã được ban cho.
V. ÁP DỤNG
A. Thí dụ
Tình huống sau đây là một giả thiết minh họa về cách quản
trị mà bạn đang học. Chúng tôi không có ý đề nghị bạn áp dụng các chi tiết của
tình huống này trong khu vực bạn ở đâu.
Vào ngày 2 tháng Giêng, ông John Morton, một tín đồ thường
dự một bữa ăn trưa trong đó có nhiều Mục sư đang ăn cùng với những tín đồ khác
ở thành phố Freeport của ông (dân số thành phố là 50.000). Đề tài thảo luận
chính là truyền bá Đấng Christ cho thành phố Freeport. Nhiều Mục sư cảm thấy họ muốn có
người tiếp xúc được với tất cả các gia đình ở Freeport ít nhất mỗi năm một lần và tìm xem
thử ai là người muốn nghe thêm về cách trở thành một Cơ Đốc Nhân. Rồi những tín
đồ ở một Hội Thánh lân cận có thể đi đến với những người quan tâm đó, chia sẻ
về Chúa cho họ và mời họ đến nhà thờ hoặc giới thiệu họ đến với một nhà thờ
theo giáo phái họ chọn. Thêm vào đó, một số Mục sư bày tỏ ước vọng muốn biết
cách chung về các quan niệm về tôn giáo của dân chúng ở Freeport và về vấn đề gì mà họ quan tâm hơn
hết.
Ông John đã đề nghị là nên thành lập một tổ chức nhỏ để hoàn
thành ước muốn nói trên. Ông cũng cho biết là ông sẽ nghỉ việc hiện có của ông
và sẵn sàng dâng trọn thời giờ cho công việc này. Đa số những người dự bữa tiệc
trưa đó đã chấp thuận lời đề nghị của ông John và đã dâng tiền để dự phần kế
hoạch. Tất cả đều nhất trí là tổ chức sẽ phải hoạt động và đem lại kết quả vào
ngày 1 tháng Bảy hoặc sớm hơn nếu được.
Ngày hôm sau, ông John khởi sự lập kế hoạch.
Tờ mẫu phiếu lập kế hoạch ở các trang sau đây được ông John
dùng để lập kế hoạch. Các Mẫu Phiếu Tổ Chứa và Kiểm tra nằm ở Phần 3 và Phần 5
kế theo sau.
Vì dự án này tương đối phức tạp, nên ông John đã đã sử dụng
bố cũa “Cách hoạch định những hoạt động phức tạp hơn” từ mục III.D. ở trên. Ông
điền vào mẫu phiếu lập kế hoạch. Để theo dõi thí dụ, trước hết hãy đọc một điểm
trong bố cục ở trên rồi đọc phần trả lời của ông John trong mẫu phiếu lập kế
hoạch.
Dĩ nhiên, ông John đã làm xong tờ phiếu lập kế hoạch của ông
do ông nắm vững sự hiểu biết về hoàn cảnh đặc biệt của ông. Vì vậy, đừng dừng
lại lâu ở chỗ bạn chưa hiểu rõ. Điều quan trọng là bạn thấy cách sử dụng tờ mẫu
phiếu lập chương trình. Khi bạn sử dụng vào hoàn cảnh thực tế của bạn, bạn sẽ
biết hết mọi chi tiết
B. Kế hoạch
của bạn
Bây giờ bạn hãy áp dụng bố cục “Cách lập kế hoạch” vào công
việc của bạn. Như trong thí dụ của chúng tôi có lẽ bạn thấy cần để dùng bố cục
soạn kỹ (như mục III.D. ở trên). Rồi bạn sẽ điền đủ vào các bài tập trong Phần
8.
Để lập kế hoạch của bạn, trước hết hãy đọc một điểm trong bố
cục, suy nghĩ thử điểm này có thể áp dụng vào hoàn cảnh của bạn như thế nào. và
điền vào phần tương ứng của tờ phiếu lập kế hoạch.
Bạn hãy bắt đầu lập kế hoạch với phần “1. CẦU NGUYỆN”.
GHI CHÚ A
Lương bổng (Chi phí)
4 giám thị $
2.800 (John bắt đầu $
31.500
($
700/ tháng/ người 1 T. Giêng, 3 người khác
bắt
đầu 1 T. Hai)
1 Thư ký trọn thời
gian 500 (bắt đầu 1 T. Hai) 5.500
($
500 / tháng)
3 Nhân viên phỏng vấn 1.500
(bắt đầu 1 T. Ba) 15.000
trọn
thời gian
($
500 / tháng/ người)
16 Nhân viên phỏng vấn
bán
thời gian 1.600
(bắt đầu 1 T. Ba) 16.000
($
100/ tháng/ người)
________ __________
$ 6.400 (sau
1 T. Ba) $ 68.000
